[教學]五個使用Word最常犯的錯誤

tcy319 · #1 2007-07-03, 07:04 PM

版主評語: 蓓兒

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本文出處：電癮院：一般使用Microsoft Word最常犯的錯誤

Microsoft Word

　　Microsoft Word一個看起來很簡單實際上並不簡單的軟體，版本從Office 97、2000、XP(2002)、2003，一直到現在的2007版，功能一直的在加強，愈來愈好用。

　　大部份的人用Word都能很容易進入狀況，簡單的把文字輸入到螢幕中，打出自己想要的文件，這也是Word的優點「簡單易用」。所以大概很少人會去看有關Word的書籍吧! 想說這東西這麼簡單怎麼還需要看書呢？

　　也因為這個原因，大多數人打出來的Word文件都沒有照著正確格式來走，也許列印出來和你打出來的是一樣的，可是背後的格式設定、多餘的空白鍵...亂七八糟的，所以你只有辦法打一、兩頁的文件，當你想打長一點的文件時，苦的是要幫你收拾爛攤子的人。

　　在開始之前，我先說明一下，什麼樣的文件適合在Word打，真的要搞清楚。所有的表格、文件...都適合在Word打，而需要自動計算、分析的文件就需要到Excel去打。

　　我以前認識一個人，他不管什麼文件都喜歡打在「Excel試算表」裡。有一次，我看見他把很長的公司規章也打在Excel時，我以人道精神進行道德勸說，像這樣的東西應該要打在Word比較好，他不信，他說：「我比較會用Excel，所以打在Excel比較好改」，規章這種東西是會改的，尤其是公司還在討論每一條的細項時，所以當每次開會持續的在修改這份公司規章時，他每次都要花很長的時間在調整格式、插入列、調整頁數數字...，最後我當然是不管他，他喜歡把自己搞的很忙，怪誰？我看他倒是很自得其樂，以為這樣就是「很會Excel」。

　　簡單易用的Word骨子裡有些簡單的規則需要我們來遵守，遵守這些規則能幫助我們日後能很快的修改原有的文件，底下我先列出幾個許多人常犯的錯誤，供各位參考。

一、Enter與Shift+Enter

　　在Word中，最最最基礎、同時也是重要的就是Enter與Shift+Enter，儘管如此的重要與基礎，可是卻很容易被人忽略，甚至還有很多人還不曉得有這個Shift+Enter，而拼命的使用Enter來換「行」。

　　如上圖所示，這三行文字裡有兩個段落，第一、二行為第一個段落，第三行為第二個段落。所以當你在同一個段落時想要換行時，就應該要打「Shift+Enter」。

　　沒有按照這個規則的話，當你調整「段落間距」時就會大亂，使用「自動編號」時也會亂七八糟，所以遵守正確的格式來打文件，可以讓你使用更多、更快速的功能來幫你管理文件。

二、沒有使用縮排

　　第一行的段落用二個空白鍵來縮排文字是一個很不好的習慣，當你想每一行都自動的幫你空兩個字時，你最好乖乖的使用「縮排」的功能。

　　你可以透過兩個方式來使用「縮排」的功能，

一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」，在「縮排與行距(I)」頁籤裡就可以做「縮排」的設定。

二、直接用滑鼠拖曳尺規上的「首行縮排」、「首行凸排」、「左邊縮排」及「右邊縮排」。

三、沒有用換行符號

　　很多人為了要換頁會打一連串的Enter鍵，直到下一個段落的位置到達下一頁的位置，如下圖：

　　使用這種方式的缺點就是只要換到下一頁的段落之前新增了一行，之前打的一堆Enter就會被推到下一頁去，所以每次你新增了文字，你就要一直的刪除這些多出來的Enter符號。

　　所以這種情況應該是要插入一個「分頁符號」才是最正確的，插入「分頁符號」的方法，從工具列上的「插入(O) \ 分隔設定(B)」，然後「分隔設定類型」選擇「分頁符號(P)」。

(你可以使用「標準模式」來看到「分頁符號」的標誌)

四、沒有使用定位點

　　當遇到同一行文字裡的部份文字需要有不同的位置時，就要使用定位點，而不要用空白鍵來定位。

　　如下圖範例，我使用了兩個定位點來定位「聲聲慢」及「李清照」，那為什麼要用定位點呢？因為使用「定位點」來調位置絕對比用「空白鍵」好調而且又快。

五、編號自己打

　　在出考卷時沒使用自動編號的話是惡夢一場，打好後若是要調整題目的前後順序，包準調死你。我猜想沒有使用的人應該是使用了之後題號會亂標吧! 至於題號會亂標的問題，就是我在第一點所說到的Enter與Shift+Enter的問題。

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